Conceitos sobre o Processo Organizacional : Funções Organização

Organização

Podemos definir organização como um conjunto de duas ou mais pessoas que realizam tarefas, seja em grupo, seja individualmente mas de forma coordenada e controlada, atuando num determinado contexto ou ambiente, com vista a atingir um objetivo pré-determinado através da afetação eficaz de diversos meios e recursos disponíveis, liderados ou não por alguém com as funções Administrativas.

Seja pública ou privada, a organização é forma da pela soma de pessoas, máquinas, recursos financeiros e outros distribuídos de forma que melhor atenda às necessidades e objetivos previamente elaborados.

Utilizaremos o conceito de “organismo” ou “órgão” para melhor aplicação do conceito. A partir disso, a Organização (enquanto instituição) é flexível e se molda de acordo com os ambientes e situações específicas.

Para que isso aconteça as estruturas são desenhadas de modo a atender as suas especificidades.

Estrutura Organizacional

É a arquitetura/formato/estrutura que assegura a execução das tarefas, o desempenho das atividades, o atingimento de metas de maneira coordenada.

Esse “desenho” é elaborado de forma que facilite o alcance dos objetivos pelas pessoas (eficácia) e é eficiente na medida em que o faz com os mínimos recursos ou custos.

Tipos de Estruturas

Desde que respeitado os conceitos acima, as estruturas se apresentam das mais variadas formas. Entretanto, a mais comum é a Vertical. Caracterizada por 3 principais fatores:

a) hierarquia administrativa: assegura que as pessoas executem suas tarefas e deveres de maneira eficiente e eficaz.

b) controle: garantir que a execução do planejamento seja garantida ao corrigir erros e rotas.

c) grau de centralização ou descentralização: deixar no centro ou transferir para pontos mais distantes as atividades relevantes ao atingimento dos objetivos.

A Organização presume a divisão do trabalho. Essa divisão é o grau em que as tarefas são divididas e fragmentadas em atividades, seguindo a tradição cartesiana sobre técnicas de solução de problemas.

Segundo Mintzberg, as estrutura possuem configuração semelhante em função da combinação dos elementos:

·         Seleção do produto e serviço prestado;

·         Consistência interna das Organizações;

·         A configuração da moda.

Para esse autor, cada Organização apresenta 6 tipos de elementos básicos (6 forças), em permanente comunicação, a saber:

1.       Vértice Estratégico – constituído pelos gestores de topo, onde se incluem, os conselhos de administração, de gerência e o seu pessoal de apoio.

2.       Linha Hierárquica Média – constituída pelos gestores intermédios, diretores, chefes de serviço, etc., ligando o vértice ao centro operacional, por meio de uma hierarquia.

3.       Centro Operacional – operacionais que executam os trabalhos de base relacionados com a produção de bens ou serviços.

4.       Tecnoestrutura – constituída por analistas, engenheiros, contabilistas, responsáveis pelo planejamento e pela organização de métodos, os quais visam obter sistemas de trabalho que permitam a estandardização da organização.

5.       Logística – constituída por pessoas que têm a seu cargo serviços de apoio, serviços jurídicos, relações públicas e laborais, investigação, etc.

6.       Ideologia – que engloba os valores, as crenças e as tradições que distinguem as diferentes organizações e originam uma certa vida no esqueleto da sua estrutura.

Esse desenho suscitou subdivisões da seguinte forma:

Estrutura Simples – Micro e Pequenas empresas.

Burocracia Mecanicista – Média e Grandes empresas.

Burocracia Profissional - opõe-se à Burocracia Mecânica, pois substitui a autoridade da posição fundada na autoridade hierárquica pela autoridade de competência que se baseia no profissionalismo. Passou-se da padronização dos processos de trabalho à padronização das qualificações dos intervenientes. O surgimento deste tipo de organizações deveu-se à procura de uma estrutura que pudesse valorizar profissionais altamente qualificados e especializados em detrimento da especialização funcional. Pretendeu-se dar mais relevo às especialização das qualificações individuais do que na divisão de trabalho.

Burocracia Divisionalizada - composta por unidades semiautônomas que se encontram ligadas mediante uma estrutura administrativa comum. Caracteriza-se por sua incompletude, porque cada unidade tem a sua estrutura. Usualmente as unidades assumem a configuração da Burocracia Mecânica.

Adhocracia - Como as estruturas anteriores não são apropriadas para desenvolverem inovação, surge esta configuração, para possibilitar e facilitar a inovação e criação de certas indústrias, das quais são exemplo a indústrias aeroespacial, a petroquímica, a informática e a robótica. As organizações que apresentam este tipo de estrutura, são constituídas por especialistas que se encontram agrupados numa base funcional para desenvolverem formas de atingir objetivos propostos. 

 

Estrutura Missionária - São dominadas por uma ideologia que envolve todos os membros, estes instintivamente exercem força em conjunto e na mesma direção.

Estrutura Política –

 

 Resumo

Tipo de Estrutura	Principal Mecanismo de Coordenação	Parte – chave da Organiz.	Tipo de centralização
Estrutura Simples	Supervisão directa	Vértice Estratégico	Centralização vertical e horizontal
Burocracia Mecânica	Estandardização dos processos de trabalho	Tecnoestrutura	Descentralização horizontal limitada
Burocracia Profissional	Estandardização das qualificações	Centro Operacional	Descentralização horizontal
Estrutura Divisionalizada	Estandardização os resultados	Linha Hierárquica Intermédia	Descentralização vertical limitada
Estrutura Adhocrática	Ajuste mútuo	Logística	Descentralização selectiva
Estrutura Missionária	Estandardização de normas	Ideologia	Descentralização
Estrutura Política	Nenhum	Nenhuma	Varia

 Estruturas Formal e Informal

·         Formal – Representada formalmente no organograma da Organização, foi planejada e pode representar de forma oficial. Está sujeita ao controle da direção.

·         Informal – Não estabelecidas ou requeridas pela estrutura formal. Resultado de uma rede de relações sociais. São instáveis e existem em todos os níveis de uma Organização. Presença de um líder, podendo, em muitos casos, se tornar um líder formal.

Estruturas Altas e Achatadas

*Altas – Contém vários níveis hierárquicos em seu organograma.

*Achatadas – Os níveis hierárquicos são mínimos.

Centralização e Descentralização

Quando abordamos esse tema “Centralização e Descentralização”, referimo-nos ao grau/quanto as decisões de uma organização. Essas decisões dizem respeito às autoridades da organização. Dizemos:

·             quanto mais Centralizada for a organização, menos as decisões são tomadas nos níveis menores e maior será o envolvimento da alta cúpula nas decisões.

·             Quanto mais Descentralizada for a organização, mais as decisões são tomadas nos níveis menores e menor será o envolvimento da alta cúpula nas decisões.

Esse caráter diametralmente oposto, entretanto, nem sempre relata um axioma, ou seja, um verdade absoluta. Devemos contextualizar que tipo de Centralização está sendo posta em prática para determinarmos se ela está relacionada a redução de custos ou de processo. Assim podemos identificar 2 tipos de Centralização:

      a associada à sinergia e

      a associada aos processos administrativos.

A Centralização visa dar maior sinergia e dinamismo ao processo administrativo de forma a reduzir pontos de redundância. Ex: Na fusão entre duas ou mais organizações é comum termos a redução do quadro de funcionários pois a permanência de dois ou mais diretores comerciais geraria conflitos, falhas na comunicação e aumento de custo. Portanto, fica evidente que o processo sinergético, neste caso, visa a reduzir custos.

Entretanto, a Centralização tratada na Cartilha da Secretaria de Estado da Administração e do Patrimônio (SEAP – 1999), em seu capítulo 2 “Diretrizes para a redução de custos e de despesas”, traz como ponto primeiro a Descentralização, como diretriz de redução de custo ao relacioná-la à agilidade, eficiência e qualidade ao processo de gestão, em especial aquelas atividades de natureza operacional e de atendimento ao público.

É preciso ficar atento ao que a banca examinadora se refere: à sinergia ou ao processo administrativo.

Chavienato promove 3 vantagens para a Centralização:

1^a – Controle: A Centralização constitui o melhor método de controlar e coordenar as atividades e os recursos da organização quando associados a requisitos legais ou regulatórios.

2^a – Custos: Sinergia (compras).

3^a – Novas Tecnologias

Promove também 3 vantagens para a Descentralização:

1^a – Agilidade

2^a – Independência

3^a – Novas Tecnologias

Desenho Departamental

É o agrupamento de atividades em unidades organizacionais, de acordo com a especialização.

O objetivo da departamentalização é fortalecer o desempenho organizacional. E para isso deverá ocorrer procedimentos específicos, tais como: agregação de especialistas e atividades, controle, coordenação, enquadramento das atividades, e processos.

O Desenho Departamental pode ser feito de várias maneiras, porém obedecendo a várias abordagem:

1         Funcional – Mais utilizada e constitui o agrupamento de atividades baseado nas habilidades, conhecimentos e recursos similares.

2         Linear – As “caixas” do organograma possuem somente um ligação sem qualquer influencia direta das outras “caixas”.

3         Divisional – Reunião de departamentos agrupados em divisões com base nos resultados organizacionais. Aqui, cada divisão é autônoma e auto-suficiente para produzir em determinado produto ou serviço. Pode também ter variações, como: estrutura baseada em produtos/serviços, em clientela, em processos  ou por região.

4         Matricial – Combinação de departamentalização funcional e divisional na mesma estrutura organizacional (grade ou matriz). Esse cruzamento resulta em bipolaridade de atuação e comando, o que leva à inovação e à agilidade.

5         Equipes – Utilizada para achatar uma estrutura organizacional altamente hierarquizada, ao substituir os órgãos definitivos por equipes. Constitui uma maneira de fazer o empoderamento (empowerment): capacidade que cada indivíduo/setor passa a ter com o novo desenho, de forma a ter mais poder pela acúmulo de autoridade.

6         Redes – Separação das principais funções de organizações em várias outras menores, ligadas por um pequena organização central, que passa a funcionar como uma teia.

7         Virtual – Pelo desenvolvimento tecnológico, as organizações virtuais ou não–físicas dispensam escritórios convencionais.

8         Processo – Associada ao processo produtivo de uma determinada indústria.

9         Geográfica – Aglutinação das funções de acordo com a região geográfica. Correspondem aos territórios.

10     Clientes – Podemos separar os departamentos por clientes. Esse aglutinamento visa a atender as necessidades variadas dos clientes. Ex: Bancos, Governo, etc.

11     Produtos ou Serviços – Utilizada, sobretudo, na produção de bens de consumo. Ex: Concessionárias de automóveis (Novos, usados, peças, centros técnicos, etc.).

12     Projetos – De caráter temporário, atende ao projeto específico. Ligada à departamentalização matricial.

Esses Desenhos Departamentais geram complexidade nas atividades do dia a dia de forma que as organizações optam, na maioria dos caso, por esquemas híbridos, ou seja, a utilização de dois ou mais desenhos, sem que haja redução do desempenho organizacional.

Governança Corporativa

Várias são as definições sobre Governança Corporativa. Segundo o Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC), a definição de Governança Corporativa é “um sistema pelo qual as sociedades são dirigidas e monitoradas, envolvendo os acionistas e os cotistas, Conselho de Administração, Diretoria, Auditoria Independente e Conselho Fiscal. As boas práticas de governança corporativa têm a finalidade de aumentar o valor da sociedade, facilitar seu acesso ao capital e contribuir para a sua perenidade”.

Aliado ao conceito, está o principal objetivo: recuperar e garantir a confiabilidade em uma determinada empresa para os seus acionistas. Criando um conjunto eficiente de mecanismos, tanto de incentivos quanto de monitoramento, a fim de assegurar que o comportamento dos executivos esteja sempre alinhado com o interesse dos acionistas.

A boa Governança Corporativa possui 8 características e 3 ferramentas para o atingimento do objetivo:

Características

1. Participação
2. Estado de direito
3. Transparência
4. Responsabilidade
5. Orientação por consenso
6. Igualdade e inclusividade
7. Efetividade e eficiência
8. Prestação de conta (accountability)

Ferramentas

1.       Conselho de Administração

2.       Conselho Fiscal

3.       Auditoria Independente

A boa Governança Corporativa contribui para um desenvolvimento econômico  sustentável, proporcionando melhorias no desempenho das empresas, além de maior acesso a fontes externas de capital. Por estes motivos, torna-se tão importante ter conselheiros qualificados e sistemas de Governança Corporativa de qualidade. Evitando-se assim diversos fracassos empresariais decorrentes de:

• Abusos de poder – Do acionista controlador sobre minoritários, da diretoria sobre o acionista e dos administradores sobre terceiros;
• Erros estratégicos – Resultado de muito poder concentrado no executivo principal;
• Fraudes – Uso de informação privilegiada em benefício próprio, atuação em conflito de interesses.

EXERCÍCIOS

01) TERRACAP/2010

Assinale a alternativa que corresponde ao tipo de estrutura organizacional representada na figura acima.

a. ( ) Funcional

b. ( ) Geográfica

c. ( ) Por produtos

d. ( ) Por processo

e. ( ) Por período

02) TERRACAP/2010 O tipo de estrutura organizacional caracterizada pelo resultado da utilização simultânea de dois ou mais tipos de departamentalização acerca do mesmo grupo de pessoas, combinando geralmente uma estrutura funcional com outra por projetos ou por produtos, é denominada de estruturação

a.( ) por projetos.

b.( ) matricial.

c. ( ) em redes.

d. ( ) celular.

e. ( ) por processos.

03) FUNASA 2010 Considere uma empresa que tenha um conjunto diversificado de produtos, muitas informações a serem processadas e pressões para o compartilhamento de recursos.

Nessa situação, o desenho organizacional a ser adotado é o do tipo:

a. ( ) linear

b. ( ) militar

c. ( ) matricial

d. ( ) funcional

e. ( ) linha-staff

04) TRF 5° Reg/2009 Organizar é o processo de dispor os elementos de uma empresa em uma estrutura, classificação ou ordem. Em relação a este processo é correto afirmar que:

I. Ao definir as tarefas a serem realizadas em uma organização, deve-se dividí-las em cargos, cada um com suas devidas responsabilidades.

II. A centralização não produz uniformidade e controle.

III. A descentralização estimula o potencial humano.

IV. Em um organograma cada retângulo representa um departamento e o número de níveis mostra como a autoridade está graduada.

V. Quando uma organização atende a diferentes tipos de clientes e quer customizar o seu atendimento pode optar por uma estrutura conhecida como: estrutura funcional por cliente.

As alternativas corretas são:

a. ( ) I e II.

b. ( ) I, III, IV e V.

c. ( ) II, IV e V.

d. ( ) I, II, III e IV.

e. ( ) Todas as alternativas.

05) TRF 5° Reg/2009 Sobre modernas formas de organizar uma empresa, assinale a alternativa correta:

a. ( ) A departamentalização por processos, curiosamente, pode acarretar perda da visão global de um processo, além de restringir as possibilidades de ajuste destes mesmos processos.

b. ( ) A departamentalização por processos, no entanto, é ineficiente na alocação de recursos.

c. ( ) A Governança Coorporativa permite, aos acionistas, monitorar e atuar no sentido de conferir melhores resultados às empresas sem interferir diretamente em sua forma de atuação.

d. ( ) Uma das críticas recorrentes feitas à Governança Coorporativa relaciona-se à falta de equidade no tratamento dos acionistas.

e. ( ) Na departamentalização por processos, as empresas organizam-se em torno de funções rígidas como o Marketing, Produção, Recursos Humanos, Finanças etc.

06) CEB/2010 O tipo de organograma que mostra as interrelações entre órgãos ou cargos e as atividades ou tarefas, e que consiste em uma matriz, na qual cada linha corresponde a uma atividade e cada coluna a um órgão ou cargo é o organograma

a. ( ) linear de responsabilidade.

b. ( ) em barras.

c. ( ) clássico.

d. ( ) vertical.

e. ( ) em setores.

07) CDESP/FGV/2010 De maneira geral, as empresas nascem pequenas e, à medida que seu tamanho e número de atividade aumentam, há a necessidade de uma estruturação dessas atividades para que elas possam aumentar sua eficiência. A estruturação de uma empresa pode ser realizada pela departamentalização.

É correto que a departamentalização de uma empresa significa

a. ( ) manutenção de poder e prestígio das funções principais executadas pelas unidades organizacionais.

b. ( ) coordenação entre as funções complexas de acordo com o critério das unidades organizacionais, relativos a tamanho e amplitude.

c. ( ) agrupamento de atividades específicas relacionadas ao processo produtivo ou aos equipamentos neles utilizados.

d. ( ) agrupamento de atividades temporárias que incorporam rapidamente as mudanças tecnológicas nos processos organizacionais.

e. ( ) agrupamento, de acordo com um critério específico de homogeneidade, das atividades e correspondentes recursos em unidades organizacionais.

08) CDESP/FGCV/2010 Considerando os modelos organizacionais funcional e matricial, analise as alternativas a seguir:

I – No modelo funcional, a estratégia adequada é a eficiência operacional.

II – No modelo funcional, as condições ambientais ideais são as heterogêneas.

III – No modelo matricial, a base de divisão do trabalho é o conhecimento.

Assinale

a. ( ) se somente a afirmativa I estiver correta

b. ( ) se somente a afirmativa II estiver correta

c. ( ) se somente a afirmativa III estiver correta

d. ( ) se somente as afirmativas I e II estiverem corretas

e. ( ) se somente as afirmativas II e III estiverem corretas

09) INMETRO/2010Assinale a alternativa correta.

a. ( ) Eficiência Organizacional significa minimização da produção de bens e serviços.

b. ( ) Eficiência Organizacional significa maximização de energias consumidas pela produção de

bens e serviços.

c. ( ) Eficiência Organizacional significa maximização das despesas e minimização da produção

de bens e serviços.

d. ( ) Eficiência Organizacional significa maximização das quantidades de matérias-primas e energia consumida pela produção de bens e serviços.

e. ( ) Eficiência Organizacional significa minimização das quantidades de matérias-primas e energia consumida pela produção de bens e serviços.

10) ENAP/2006 A estrutura organizacional, em que cada empregado é subordinado ao mesmo tempo a um gerente funcional ou de divisão e a um gerente de projeto ou de grupo, é chamada de

a. ( ) estrutura por processos.

b. ( ) estrutura funcional.

c. ( ) estrutura radial.

d. ( ) estrutura matricial.

e. ( ) estrutura em linha.

11) GESTOR/2009 Ao lidar com o tema “departamentalização”, é correto pressupor que:

a. ( ) o gerenciamento de projetos é inviável em um ambiente matricialmente estruturado.

b. ( ) cada nível hierárquico comporta não mais que um tipo de departamentalização.

c. ( ) formas tradicionais de departamentalização estimulam a comunicação horizontal.

d. ( ) no âmbito da administração pública, é inviável a adoção de estruturas inovativas.

e. ( ) estruturas matriciais não se caracterizam pelo prestígio à unicidade de comando.

12) GESTOR/2009 08- Pensar em estrutura organizacional importa saber que as seguintes afirmativas são corretas, exceto:

a. ( ) em organizações que operam em ambientes instáveis, se impõe, em nome da eficácia, um desenho organizacional orgânico, mais flexível e capaz de se reprogramar.

b. ( ) organizações que adotam um desenho organizacional burocrático-mecanicista refletem uma estratégia mutante, emergente e proativa.

c. ( ) uma arquitetura organizacional adequada é aquela que permite alinhar a estratégia a seus elementos essenciais: estrutura, processos, recursos humanos e sistemas informacionais.

d. ( ) em organizações que operam em ambientes estáveis, se impõe, em nome da eficiência, um desenho organizacional burocrático-mecanicista, mais rígido e programável.

e. ( ) organizações que adotam um desenho organizacional burocrático-mecanicista preservam uma estrutura rígida e verticalizada.

CESPE

13) MS/2009 Centralização é o fenômeno pelo qual o Estado executa, mediante outorga ou delegação, suas tarefas institucionais, por meio de seus órgãos e agentes integrantes da administração direta.

14) MS/2009 A descentralização administrativa ocorre quando a entidade da administração, encarregada de executar um ou mais serviços, distribui competências, no âmbito de sua própria estrutura, a fim de tornar mais ágil e eficiente a prestação dos serviços.

15) MS/2009 A adhocracia prevê o compromisso dos funcionários com a qualidade.

16) MS/2009 Na adhocracia, é dada ênfase ao alto desempenho e à orientação dinâmica para o mercado.

17) EMBASA/2009 O agrupamento de pessoas em departamentos e de departamentos na composição da organização identifica a estrutura de uma organização.

18) EMBASA/2009 A estrutura matricial deve ser usada somente em empresas que tenham um número elevado de projetos de engenharia.

19) EMBASA/2009 A descentralização em favor dos empregados é maior nas estruturas não rotineiras, onde muitas decisões são tomadas por eles.

20) EMBASA/2009 A estrutura de rede utiliza-se da abordagem de livre mercado para substituir a hierarquia vertical.

21) MTE/2008 A estrutura organizacional que possui apenas três grandes áreas e nelas enfatiza as chefias das áreas específicas como pessoas, finanças e produção é um exemplo de estrutura matricial.

22) MTE/2008 A organização que possui uma estrutura organizacional em que a autoridade é única e centralizada, com aspecto piramidal, pode ser descrita como uma estrutura linear.

23) PETROBRÁS/2007 A natureza dos objetivos estabelecidos para a organização influencia a escolha da estrutura organizacional ideal a ser implantada.

24) PETROBRÁS/2007 Na departamentalização por produtos, o agrupamento da estrutura organizacional é feito em função dos clientes da empresa e de suas necessidades.

25) PETROBRÁS/2007 Quando comparada à estrutura departamentalizada por funções, a estrutura matricial apresenta maior grau de integração entre os especialistas de áreas distintas.

GABARITO

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
D	B	C	B	A	A	E	A	E	D
11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
E	B	E	C	C	C	C	E	C	C
21	22	23	24	25	26	27	28	29	30
E	C	C	E	C	-	-	-	-	-